Bei der E-Rechnung für Kleinunternehmer gilt eine klare Trennung: Ausstellen müssen Sie keine E-Rechnung, denn nach § 34a UStDV darf Ihre Rechnung „immer als sonstige Rechnung“ übermittelt werden, also auf Papier oder als normales PDF. Empfangen sollten Sie E-Rechnungen trotzdem können. Ihre Lieferanten müssen Unternehmern im Inland E-Rechnungen ausstellen und brauchen dafür nach § 14 UStG Ihre Zustimmung nicht.

Dieser Artikel stützt sich auf den Wortlaut von UStG und UStDV auf gesetze-im-internet.de. Er erklärt, wer als Kleinunternehmer gilt, was auf Ihre Rechnung gehört, bis wann Lieferanten noch Papier schicken dürfen und wie Sie den Empfang vorbereiten.

Wer gilt als Kleinunternehmer?

Kleinunternehmer ist, wer die Umsatzgrenzen aus § 19 UStG einhält. Die Umsätze dieser Unternehmer sind nach § 19 Abs. 1 UStG steuerfrei, auf der Rechnung steht deshalb keine Umsatzsteuer.

Zeitraum	Grenze für den Gesamtumsatz	Rechtsgrundlage
Vorangegangenes Kalenderjahr	nicht über 25.000 €	§ 19 Abs. 1 UStG
Laufendes Kalenderjahr	nicht über 100.000 €	§ 19 Abs. 1 UStG

Quelle: § 19 UStG auf gesetze-im-internet.de, abgerufen am 12. November 2026.

Wichtig für die E-Rechnung: Die Kleinunternehmerregelung ändert nichts daran, dass Sie Unternehmer sind. Nach § 2 UStG ist Unternehmer, „wer eine gewerbliche oder berufliche Tätigkeit selbstständig ausübt“. Das spielt beim Empfang eine Rolle (siehe unten).

Müssen Kleinunternehmer E-Rechnungen ausstellen?

Nein. § 34a UStDV regelt die Rechnungen von Kleinunternehmern. Der letzte Satz lautet: Eine solche Rechnung „kann abweichend von § 14 Absatz 2 Satz 2 des Gesetzes immer als sonstige Rechnung“ übermittelt werden (§ 34a UStDV).

Was „sonstige Rechnung“ bedeutet, steht in § 14 Abs. 1 UStG: Das ist eine Rechnung, „die in einem anderen elektronischen Format oder auf Papier übermittelt wird“. Dazu zählen die klassische Papierrechnung und das per E-Mail verschickte PDF ohne strukturierte Daten.

Eine E-Rechnung ist dagegen eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format. Die Bundesverwaltung beschreibt sie als Rechnung in einem „strukturierten, maschinenlesbaren XML-Datensatz“, im Unterschied zu einer eingescannten Papier- oder PDF-Rechnung (e-rechnung-bund.de). Formate wie ZUGFeRD und XRechnung erklärt der Artikel ZUGFeRD vs XRechnung: Die wichtigsten Unterschiede.

Ältere Ratgeber nennen hier oft „§ 34 UStDV“. Die Sonderregel für Kleinunternehmer steht aber in § 34a UStDV mit der Überschrift „Rechnungen von Kleinunternehmern“.

Welche Angaben braucht die Rechnung eines Kleinunternehmers?

Die Befreiung betrifft nur das Format. Inhaltlich schreibt § 34a Satz 1 UStDV Mindestangaben vor. Prüfen Sie jede Rechnung mit dieser Liste:

Vollständiger Name und vollständige Anschrift von Ihnen und von Ihrem Kunden.
Ihre Steuernummer, Ihre Umsatzsteuer-Identifikationsnummer oder Ihre Kleinunternehmer-Identifikationsnummer.
Das Ausstellungsdatum.
Menge und handelsübliche Bezeichnung der Ware oder Umfang und Art der Leistung.
Das Entgelt in einer Summe mit dem Hinweis, dass die Steuerbefreiung für Kleinunternehmer nach § 19 UStG gilt.
Die Angabe „Gutschrift“, wenn Ihr Kunde oder ein von ihm beauftragter Dritter die Rechnung ausstellt.

Quelle: § 34a UStDV, Satz 1 Nr. 1 bis 6.

§ 34a UStDV sagt außerdem: „Die §§ 33 und 34 bleiben unberührt.“ Für Kleinbetragsrechnungen, deren Gesamtbetrag 250 € nicht übersteigt, gelten also weiter die Regeln aus § 33 UStDV.

Müssen Kleinunternehmer E-Rechnungen empfangen können?

Praktisch ja. Das ergibt sich aus zwei Stellen in § 14 UStG:

Pflicht des Lieferanten: Bei einer Leistung „an einen anderen Unternehmer für dessen Unternehmen“ ist die Rechnung als elektronische Rechnung auszustellen, wenn beide im Inland ansässig sind (§ 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 UStG).
Keine Zustimmung nötig: Die elektronische Übermittlung „bedarf der Zustimmung des Empfängers, soweit keine Verpflichtung nach Absatz 2 Satz 2 Nummer 1 besteht“ (§ 14 Abs. 1 UStG).

Weil Sie auch als Kleinunternehmer Unternehmer im Sinne von § 2 UStG sind, gilt die Pflicht Ihres Lieferanten auch Ihnen gegenüber, wenn Sie für Ihr Unternehmen einkaufen. Sie können eine E-Rechnung also nicht mit dem Hinweis ablehnen, dass Sie nicht zugestimmt haben. Die Befreiung aus § 34a UStDV gilt nur für Rechnungen, die Sie selbst schreiben.

Bis wann bekommen Sie noch Papier- oder PDF-Rechnungen?

Für eine Übergangszeit dürfen Ihre Lieferanten noch andere Formate nutzen. Das regelt § 27 Abs. 38 UStG:

Umsätze im Zeitraum	Was der Lieferant noch schicken darf	Bedingung
1. Januar 2025 bis 31. Dezember 2026	Papierrechnung oder PDF bzw. anderes elektronisches Format	Für das elektronische Format: Ihre Zustimmung
1. Januar 2027 bis 31. Dezember 2027	Papierrechnung oder PDF bzw. anderes elektronisches Format	Gesamtumsatz des Lieferanten im Vorjahr nicht mehr als 800.000 €; für das elektronische Format: Ihre Zustimmung
bis 31. Dezember 2027	Rechnung per EDI-Verfahren	Ihre Zustimmung

Quelle: § 27 Abs. 38 UStG, abgerufen am 12. November 2026.

Für Sie heißt das: Manche Lieferanten schicken schon heute E-Rechnungen, andere stellen erst später um. Ab Umsätzen im Jahr 2028 sieht § 27 Abs. 38 UStG keine dieser Übergangsregeln mehr vor.

So bereiten Sie den Empfang von E-Rechnungen vor

Das Gesetz schreibt keinen bestimmten Empfangsweg vor. Die folgenden Schritte sind praktische Tipps, keine gesetzlichen Vorgaben:

Adresse festlegen: Nennen Sie Lieferanten eine E-Mail-Adresse, an die Rechnungen gehen sollen.
Formate erkennen: Eine XRechnung kommt als XML-Datei. Eine ZUGFeRD-Rechnung ist ein PDF, in dem zusätzlich eine XML-Datei steckt.
Inhalt lesen: Eine XML-Datei können Sie im Texteditor nur schwer lesen. Nutzen Sie ein Programm oder einen Viewer, der die Daten als Rechnung anzeigt.
Daten abgleichen: Prüfen Sie bei ZUGFeRD-Rechnungen, ob das sichtbare PDF und die XML-Daten übereinstimmen.
Datei unverändert ablegen: Speichern Sie die empfangene Datei so, wie Sie sie bekommen haben. Wie lange und in welcher Form Sie aufbewahren müssen, klären Sie mit Ihrer Steuerberatung.

Was gilt, wenn Sie die Kleinunternehmerregelung verlassen?

§ 34a UStDV gilt nur für Umsätze, „die nach § 19 Absatz 1 des Gesetzes steuerfrei sind“ (§ 34a UStDV). Überschreiten Sie die Grenzen aus § 19 UStG, fällt die Sonderregel für Ihre Rechnungen weg.

Ab dann gelten für Rechnungen an Unternehmer im Inland die allgemeinen Regeln: E-Rechnung nach § 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 UStG, mit den Übergangsregeln aus § 27 Abs. 38 UStG. Für Umsätze im Jahr 2027 hängt die Übergangsregel davon ab, ob Ihr Gesamtumsatz im Vorjahr nicht mehr als 800.000 € betragen hat (§ 27 UStG). Wenn sich ein Wechsel abzeichnet, lohnt es sich, die erste E-Rechnung schon vorher auszuprobieren. Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung finden Sie in ZUGFeRD Praktische Anleitung: Erste E-Rechnung erstellen.

Wie ZUGFeRD Rechnung helfen kann

ZUGFeRD Rechnung (zugferdrechnung.com) ist ein kostenloses Online-Werkzeug. Mit dem ZUGFeRD-Viewer zeigen Sie die XML-Daten aus einer empfangenen ZUGFeRD-Rechnung an, und mit dem kostenlosen Generator erstellen Sie eine ZUGFeRD-Rechnung online, wenn ein Kunde eine E-Rechnung wünscht. Ob die Rechnung steuerlich korrekt ist, entscheidet weiter der Inhalt, nicht das Werkzeug. Dieser Artikel dient der allgemeinen Information und ist keine Steuer- oder Rechtsberatung. ZUGFeRD Rechnung ist ein unabhängiges Angebot und nicht mit dem Bundesfinanzministerium oder dem FeRD verbunden.

Häufige Fragen

Muss ich als Kleinunternehmer eine E-Rechnung schreiben, wenn der Kunde sie verlangt?

Nach § 34a UStDV dürfen Kleinunternehmer ihre Rechnungen immer als sonstige Rechnung übermitteln, also auf Papier oder als PDF. Eine gesetzliche Pflicht zur E-Rechnung besteht damit nicht. Ob Sie dem Kunden entgegenkommen, ist eine geschäftliche Entscheidung.

Darf ich als Kleinunternehmer freiwillig eine E-Rechnung schicken?

Ja. Nach § 14 Abs. 1 UStG kann eine Rechnung als elektronische Rechnung übermittelt werden, und § 34a UStDV erlaubt die sonstige Rechnung nur zusätzlich. Sprechen Sie das Format am besten vorher mit Ihrem Kunden ab.

Ist eine PDF-Rechnung per E-Mail eine E-Rechnung?

Nein. Ein reines PDF ist nach § 14 Abs. 1 UStG eine sonstige Rechnung in einem anderen elektronischen Format. Eine E-Rechnung braucht ein strukturiertes Format, zum Beispiel XRechnung oder ZUGFeRD mit eingebetteten XML-Daten.

Gilt die Befreiung auch für Rechnungen über 250 Euro?

Ja. § 34a UStDV enthält keine Betragsgrenze und gilt für alle Umsätze, die nach § 19 Abs. 1 UStG steuerfrei sind. Die Grenze von 250 Euro betrifft nur Kleinbetragsrechnungen nach § 33 UStDV.

Muss ich eine E-Rechnung annehmen, wenn ich nicht zugestimmt habe?

Wenn Ihr Lieferant zur E-Rechnung verpflichtet ist, braucht er nach § 14 Abs. 1 UStG Ihre Zustimmung nicht. Das betrifft Leistungen an Sie als Unternehmer, wenn beide im Inland ansässig sind.

Stand: 12. November 2026. Zuletzt geprüft im November 2026 anhand von § 2, § 14, § 19 und § 27 UStG sowie § 33 und § 34a UStDV auf gesetze-im-internet.de im November 2026. Prüfen Sie vor wichtigen Entscheidungen den aktuellen Gesetzestext von § 34a UStDV.

E-Rechnung Kleinunternehmer: Ausstellen und Empfangen