Papierloses Büro: 10 Tipps zur erfolgreichen Digitalisierung im Büro
E-Mails, Cloud-Anwendungen und Online-Bewerbungen prägen zunehmend unseren Büroalltag. Diese Entwicklung ist nicht nur komfortabler, sondern spart auch Zeit und Kosten. Daher gewinnt das Konzept des „papierlosen Büros“ seit einigen Jahren immer mehr an Bedeutung. Viele Unternehmen haben diesen Schritt bereits vollzogen – warum also nicht auch Ihres?
Die Idee ist einfach: eine vollständige Umstellung auf digitale Dokumente und der Verzicht auf Papier in jeglicher Form. Keine Ausdrucke, keine Notizblöcke, keine Umschläge oder Briefmarken mehr.
In zahlreichen Unternehmen findet ein Großteil der Kommunikation bereits digital statt, doch oft gibt es Bereiche, die noch nicht im digitalen Zeitalter angekommen sind. Es gibt jedoch keinen Grund, am Papier festzuhalten.
Sogar Rechnungen und andere offizielle oder rechtsrelevante Dokumente lassen sich heutzutage problemlos digital erstellen, versenden und verwalten. Das papierlose Büro ist somit keine vorübergehende Modeerscheinung, sondern eine nachhaltige und sinnvolle Maßnahme für Ihr Unternehmen.
Die Vorteile eines papierlosen Büros
1. Einfacher Zugriff auf Dokumente
In traditionellen Büros werden ältere Dokumente oft in Archiven oder Kellern aufbewahrt. In großen Unternehmen kann es daher umständlich sein, diese zu erreichen und sich durch die Ordner zu wühlen. Mitarbeiter mit gesundheitlichen Einschränkungen haben möglicherweise Schwierigkeiten, schwere Ordner aus hohen Regalen zu holen.
Hinzu kommt, dass manche Dokumente mit der Zeit verblassen oder die Handschrift eines Kollegen schwer zu entziffern ist.
Durch die zentrale Datenspeicherung kann jeder Mitarbeiter problemlos am PC auf die benötigten Daten zugreifen. Es gibt keine Entfernungs- oder Gewichtsprobleme mit schweren Ordnern. Zudem können Mitarbeiter mit Sehbehinderung die Daten am PC mithilfe spezieller Bildschirme oder Zoom-Funktionen gut lesen.
2. Unkomplizierte Suche nach Informationen
Neben der Suche nach physischen Ordnern kommt die Herausforderung hinzu, den gewünschten Vorgang innerhalb des Ordners zu finden. Oftmals muss man sich durch verschiedene Ordner lesen, bis alle relevanten Informationen gefunden sind. Benötigt man Unterlagen zu einem bestimmten Vorgang, muss man in unterschiedlichen Ordnern blättern und die Informationen zusammentragen.
Am PC können Sie problemlos und gezielt nach Informationen suchen und bereichsübergreifend Dokumente nebeneinander anzeigen lassen. Mit wenigen Klicks haben Sie Angebot, Auftrag, Lieferschein und Rechnung oder auch Unterlagen aus der Qualitätsabteilung direkt zur Hand – ohne Blättern oder Schleppen und in einem Bruchteil der Zeit!
3. Kostenersparnis bei Material und Lagerung
Das Ausdrucken von Dokumenten und E-Mails verursacht Kosten für Papier, Toner sowie die Anschaffung und Wartung von Druckern. Hinzu kommen die Kosten für Ordner, Trennblätter und Rückenschilder, die zur Archivierung benötigt werden. Diese Kosten fallen in jeder Abteilung an.
Auch wenn ein Büro ohne Drucker kaum vorstellbar ist, können Sie durch die digitale Archivierung von Dokumenten erhebliche Beträge für Papier und Toner einsparen!
Papierdokumente müssen aufgrund gesetzlicher Aufbewahrungspflichten 6–10 Jahre lang verwahrt werden. In großen Unternehmen nimmt dies enorm viel Platz in Anspruch. Oft müssen ganze Keller mit Stahlregalen ausgestattet oder zusätzliche Container angemietet werden. Diese verursachen zusätzliche Kosten für Regale, Ausbau, Raummiete, Licht und Reinigung. Im papierlosen Büro entfallen diese Kosten.
4. Ressourcenschonung und Gesundheit
Der Einsatz von Laserdruckern im Büro birgt das Risiko, dass giftige Tonerpartikel und Tonerstaub freigesetzt werden, was gesundheitsschädlich sein kann. Es gibt sogar Fälle von Berufsunfähigkeit, die darauf zurückzuführen sind.
Durch den Verzicht auf den Drucker schonen Sie Ihre Gesundheit und die Ihrer Kollegen!
Zudem reduzieren Sie CO2-Emissionen und sparen Rohstoffe (Papier/Holz). Dieses Umweltbewusstsein kommt bei Kunden gut an und wirkt sich positiv auf Ihr Image aus!
5. Erhöhte Datensicherheit
Nicht jeder Mitarbeiter benötigt Zugriff auf alle Firmendaten. Im digitalen Büro können Sie individuell festlegen, wer welche Daten einsehen darf.
Dies erhöht die Datensicherheit, da Unbefugte keine Möglichkeit haben, vertrauliche Dokumente zu lesen – auch nicht versehentlich durch das Anklicken eines falschen Ordners.
6. Flexibilität auch unterwegs
Mitarbeiter mit den entsprechenden Berechtigungen profitieren von flexiblem Zugriff auf Dokumente. Führungskräfte und Geschäftsführer können beispielsweise am Wochenende Firmendaten einsehen.
Durch den Vollzugriff können Sie jederzeit alle Bereiche Ihres Unternehmens prüfen und kontrollieren, auch im Urlaub oder im Krankheitsfall.
Zudem bietet das papierlose Büro die Möglichkeit, Homeoffice-Arbeitsplätze einzurichten, was besonders für junge Mütter von Vorteil ist, die stundenweise arbeiten möchten, um den Anschluss nicht zu verlieren.
7. Verbesserter Kundenservice
Der einfache und mobile Zugriff auf zentral gespeicherte Daten ist nicht nur für Sie und Ihre Mitarbeiter ein Vorteil.
Er ermöglicht auch einen optimierten Kundenservice. Ihre Außendienstmitarbeiter können jederzeit im Kundengespräch auf alle notwendigen Daten zugreifen und sind auch bei komplizierten Sachverhalten aussagefähig.
Wenn Ihr Unternehmen einen 24-Stunden-Service mit Notfallhotline anbietet, können Sie sicherstellen, dass der zuständige Mitarbeiter dem Kunden auch mitten in der Nacht alle Fragen beantworten kann. Dies wirkt kompetent und sorgt für eine positive Kundenbetreuung.
8. Positive Auswirkungen auf Arbeitszeit und Personalplanung
Das digitale Büro spart Zeit bei der Suche nach Informationen und bei Urlaubs- und Krankheitsvertretungen.
Ordentlich archivierte Dokumente sind schnell auffindbar, und eine Notfallvertretung kann sich schnell einarbeiten, da sie Zugriff auf den gesamten Vorgang hat. Im Papierbüro müssen sich Kollegen oft mühsam durch Akten wühlen.
Die Zeitersparnis kann sich auch positiv auf die Mitarbeiterzufriedenheit auswirken, wenn Sie als Geschäftsführer Gleitzeitregelungen anbieten. Zudem kann die Zeitersparnis dazu führen, dass ein Arbeitsplatz eingespart werden kann, wodurch Personalkosten reduziert werden. Sie können beispielsweise einen ausscheidenden Mitarbeiter nicht durch eine Neueinstellung ersetzen.
9. Internationale Teambildung
Durch die zentrale Datenarchivierung können Sie über Zugriffsberechtigungen ein internationales Team mit Ihren Zweigwerken oder externen Beratern bilden. Dies eröffnet neue Möglichkeiten, ohne umfangreiche Korrespondenz und große Datenmengen hin- und hersenden zu müssen.
10. Größere Wettbewerbsfähigkeit
Neben der internationalen Teambildung können Sie auch beim Kunden punkten. In der Produktion, beispielsweise in der Automobilindustrie, sind häufig die Hersteller von Verbindungselementen an der Entwicklung neuer Produkte beteiligt.
Allein die Anfragen mit den technischen Unterlagen umfassen riesige Datenmengen, die über Datenträger ausgetauscht werden müssen.
Solche Großprojekte können Sie viel einfacher über einen gemeinsamen Datenzugriff regeln. Dies funktioniert auch im Verlagswesen oder bei Grafikern und Werbeagenturen oder schlicht allen Branchen, die mit dem Kunden gemeinsam Ideen entwickeln.
Durch diese Art der Zusammenarbeit sind Sie zukunftsfähig und können dem Kunden schneller und effektiver helfen!
Achtung!
Nach dem Motto „andere Länder – andere Sitten“ gelten auch im digitalen Zeitalter neue Richtlinien, wie die GoBD, die jeder Unternehmer beachten muss. Werden diese Anforderungen nicht erfüllt, drohen teure Strafen.
Die Nachteile des papierlosen Büros
Neben den vielen Vorteilen gibt es auch einige Nachteile zu bedenken:
Die Einführung des papierlosen Büros erfordert Planung und kostet Zeit, Geld und Nerven. Besonders in großen Unternehmen ist eine überstürzte Umsetzung nicht ratsam.
Während der Umsetzung müssen alle Mitarbeiter mit Mehrarbeit rechnen, was oft nicht für Begeisterung sorgt. Als Führungskraft sollten Sie gegensteuern, die Vorteile hervorheben und die Mitarbeiter motivieren, die Einführung zu unterstützen. Eventuell können Sie später einen Zeitausgleich oder einen Bonus anbieten, um die Motivation hochzuhalten.
Zudem sind klare Anweisungen erforderlich, nach denen das Projekt umgesetzt werden muss, um Fehler zu vermeiden. Die Anweisungen müssen im Rahmen der Neuplanung erstellt werden.
Organisation des papierlosen Büros
Sobald Sie sich für die Umstellung auf ein papierloses Büro entschieden haben, beginnt die Planung und Organisation. Da die Struktur von Ihren Ansprüchen, Ihrer Branche und der Anzahl Ihrer Mitarbeiter abhängt, gibt es keine allgemeingültige Lösung. Sie müssen Ihre Abläufe organisieren und die Zugriffsrechte regeln. Eine Archivierungssoftware kann Ihnen dabei viel Arbeit abnehmen.
Wenn Sie sich generell darüber informieren möchten, wie man Arbeitsabläufe, den Büroalltag und das Büro selbst am besten organisiert, empfehlen wir Ihnen unseren Blogbeitrag zum Thema Büroorganisation inklusive vieler Tipps und praktischer Checklisten.
Vorgehensweise
Das Vorgehen ist immer gleich: Zuerst müssen Sie eine Bestandsaufnahme machen, bei der Sie in jeder Abteilung prüfen, wo, von wem und wie viel Arbeit auf Papier erledigt wird oder erledigt werden muss.
Anschließend legen Sie fest, welche Prozesse Sie auf digitale Bearbeitung umstellen können – durch eine papierlose Bürosoftware, einfache Computereingabe in bestehende Programme – oder wo Prozesse gestrichen werden können, beispielsweise wenn eine Weitergabe in Papierform entfällt.
Festlegen der Ordnerstruktur
Wenn alles archiviert werden soll, darf nicht jeder Mitarbeiter beliebige Ordner auf dem Server erstellen und hoffen, dass die anderen diese finden. Stattdessen muss die Ordnerstruktur geplant und hinterlegt werden.
Fragen Sie Ihre Mitarbeiter, welche Ordner sie für notwendig erachten. So sind sie aktiv eingebunden und beschweren sich später nicht über fehlende oder überflüssige Ordner. Eine übersichtliche Möglichkeit bietet ein 7-Ordner-System.
Dokumentenmanagement
Nachdem die Ordner angelegt wurden, müssen Sie sicherstellen, dass alle Mitarbeiter ihre Unterlagen zeitnah und ordentlich in den richtigen Ordnern ablegen. Dazu müssen Sie Arbeitsanweisungen erstellen und Schulungen durchführen.
Vorhandene Dokumente müssen eingescannt und in die richtigen Ordner verschoben werden. Zudem müssen alle Dokumente nach einem bestimmten System benannt werden, beispielsweise mit Abteilungskürzel, Datum und Dokumentenname. Nur durch einheitliche Namensgebung können Sie die Dokumente wiederfinden.
Meist muss dies parallel zur regulären Arbeit geschehen. Manchmal können auch Auszubildende, Studenten oder externe Zeitarbeiter diese Aufgabe übernehmen. Besser ist es jedoch, wenn Ihre Mitarbeiter dies selbst erledigen, da sie das Unternehmen und die Ordner am besten kennen und so die notwendige Übung erhalten.
Für den optimalen Umgang mit den Ordnern und der Archivierung empfiehlt sich eine professionelle Dokumentenmanagementsoftware, da es hier einige rechtliche Anforderungen zu berücksichtigen gilt, insbesondere hinsichtlich der Rechtssicherheit der Aufbewahrung oder Einsicht. Dieser Punkt ist durch die DSGVO noch wichtiger geworden.
Als Selbstständiger, Freelancer oder in Kleinbetrieben können Sie die Organisation der Ordner selbst übernehmen, um Kosten zu sparen und weil keine große Dokumentenflut zu bewältigen ist.
Trotzdem müssen Sie professionell und richtig damit umgehen, spätestens wenn es an die Steuer oder eine Betriebsprüfung geht, sollte alles auffindbar sein.
Überzeugungsarbeit leisten
Es wird immer Mitarbeiter und Kollegen geben, die dem papierlosen Büro skeptisch gegenüberstehen, besonders diejenigen, die seit Jahren „traditionelle Werkzeuge“ wie Zettel und Stift gewohnt sind. Manche werden sich anfangs schwertun, ausschließlich digital zu arbeiten. Doch auch hierfür gibt es Abhilfe.
Mitarbeitern die Angst nehmen mit hilfreichen Tools
Zum Beispiel mit Penultimate, einer speziellen Funktion in Evernote. Damit können Sie handschriftliche Notizen auf dem Tablet verfassen. Sie können das Tablet wie einen Block nutzen und darauf schreiben – ohne Stift und Papier.
Gut geeignet zur Einführung: Ein Team-Event!
Trotz aller Hilfsmittel und Tools ist es nicht möglich, von heute auf morgen komplett umzustellen. Der wichtigste Schritt ist, alle Mitarbeiter und Kunden rechtzeitig mit ins Boot zu holen.
Nur wenn die neue Philosophie in den Köpfen aller Beteiligten verankert ist, kann die Umstellung hin zu „paperless“ erfolgreich verlaufen.
Ein Team-Event zum Start kann helfen, die Vorteile zu vermitteln und dazu beitragen, dass alle an einem Strang ziehen.
Laufende Schulungen nehmen den Mitarbeitern die Unsicherheit
Im weiteren Verlauf ist eine entsprechende Schulung der Mitarbeiter wichtig. Nur so wird gewährleistet, dass jeder in der Lage ist, mit den Anforderungen des digitalen Büros umzugehen.
Datenverlust verhindern!
Es ist entscheidend, dass die Umsetzung im Bereich der Dokumentenablage vollständig erfolgt. Ansonsten besteht die Gefahr eines Datenverlusts, da durch eine doppelte Ablage und häufiges Synchronisieren zwischen unterschiedlichen Systemen wichtige Daten verloren gehen oder schwer wiederzufinden sind.
Beachten Sie diese Punkte, werden auch Sie oder Ihr Unternehmen schon bald von allen Vorteilen eines papierlosen Büros profitieren.
Übrigens: Es gibt Unternehmen, in denen sogar auf Toilettenpapier verzichtet wird und stattdessen mit Wasser gespült wird. In dieser Konsequenz muss aber sicher nicht jeder das papierlose Büro umsetzen. Es lohnt sich auch so. Informieren Sie sich am besten noch heute über die Möglichkeiten eines papierlosen Büros.
Cloud-System als Fundament für die Digitalisierung im Büro
Im Rahmen der Digitalisierung kommen Sie oder Ihr Unternehmen nicht an einer Cloud-Lösung vorbei. Um schneller und effizienter arbeiten zu können, stellen Unternehmen auf branchengerechte ERP-Systeme um.
Diese Systeme sind durch leistungsstarke Server enorm leistungsfähig und bieten Vorteile bei der Speicherung, beim Versand und beim gleichzeitigen mobilen Zugriff auf Daten. Dies ist ein wichtiger Grundstein für die Zusammenarbeit mit dem Steuerberater, dem Finanzamt, Ihrem Team und Ihren Kunden, je nachdem, wem Sie den Zugriff ermöglichen.
Dropbox, Google Drive & OneDrive
Es gibt unterschiedliche Anbieter für cloudbasierte Lösungen. Die Wahl hängt von Ihren Präferenzen ab. Beliebt sind Dropbox, Google Drive und Microsoft OneDrive.
Der Datenschutz wird immer wieder kritisiert, da die Server vieler Anbieter im Ausland stehen und nicht den strengen deutschen Datenschutzregelungen unterliegen.
Alternativen zu den genannten Cloudlösungen sind Strato HiDrive, Amazon Drive, iCloud Drive, SecureSafe, SpiderOak oder Your Secure Cloud.
Tipps & Tricks für ein digitales Büro
Es gibt verschiedene Tipps und Tricks, die Ihnen helfen können, Ihr Büro papierlos zu machen. Hier sind ein paar einfache Beispiele:
Digitalisieren Sie Ihre Briefpost
Zur Digitalisierung der Post gibt es mehrere Möglichkeiten. Hauptanbieter für einen digitalen Service ist die Deutsche Post. Je nach Unternehmensgröße und bei Nutzung der Cloud können Sie auch die Apps von Google Drive, Dropbox & Co. nutzen.
Es gibt verschiedene Tools und Anbieter, aus denen Sie je nach Ihrem Briefvolumen wählen können.
Digitale Kalender statt Papierkalender
Ein bunter Kalender auf dem Tisch ist zwar hübsch, aber bei vielen Terminen schnell unübersichtlich. Es gibt verschiedene digitale Kalenderlösungen, beispielsweise von Google.
Viele Unternehmen nutzen auch die Kalenderfunktionen von E-Mail-Programmen wie Outlook, bei denen Kundentermine online versendet und bestätigt werden können.
Kollaboratives Arbeiten
Ein Vorteil von Google Docs ist das kollaborative Arbeiten. Kollegen sehen in Echtzeit, was Sie in den Dokumenten verändern oder bearbeiten.
Kommunikation im papierlosen Büro
Die Digitalisierung soll verhindern, dass Akten und Unterlagen durch den Betrieb getragen oder kopiert werden.
Statt handschriftlicher Notizen, die man den Kollegen auf den Schreibtisch legt, können interne Infotools oder Messenger-Systeme eingesetzt werden, die schneller, effektiver und sicherer sind.
New Work durch papierloses Arbeiten
Der Begriff New Work wurde von dem Sozialphilosophen Frithjof Bergmann eingeführt und bezieht sich auf die Arbeitsweise des digitalen Zeitalters.
Bergmann meinte, dass die Leute heutzutage genug Raum bekommen sollten, sich selbst zu entfalten und genügend Handlungsfreiheit bei der Arbeit zu bekommen.
Dies verbessert auch die Work-Life-Balance, also den Ausgleich zwischen Arbeit und Freizeit. Die digitale Arbeit macht Sie schneller, flexibler und freier.
Das Digitale Gehirn im Unternehmen
Viele Firmen haben Fachzeitschriften abonniert, die für unterschiedliche Abteilungen wichtig sind. Diese werden entweder im Umlauf gegeben oder wichtige Artikel werden vorbereitet und als Kopie an die Mitarbeiter verteilt. Der Aufwand und die Papiermengen können in großen Firmen enorm sein.
Einfacher ist es, wenn Sie Ihren Kollegen und Mitarbeitern wichtige Informationen aus Zeitschriften (die Sie ebenfalls als E-Paper abonnieren könnten, um Papier zu sparen!) mittels verschiedener Tools zukommen lassen. Sie können auch Artikel abfotografieren und teilen. Beliebte Programme hierfür sind Evernote und Microsoft OneNote.
Evernote
Mit Evernote können Sie wichtige Unterlagen oder Fachartikel einfach abfotografieren oder einscannen und in digitalen Mappen ablegen. Diese können Sie dann auch pro Mitarbeiter freigeben. Außerdem können Sie sich jederzeit digitale Notizen machen. Das Beste daran ist, dass Sie über eine Volltextsuche sowohl in PDFs als auch in Word-Dateien schnell suchen können.
Nie mehr handschriftliche Notizen?
Wenn Sie nicht ganz auf Ihre handschriftlichen Notizen verzichten können, gibt es auch dafür Lösungen. Falls Ihnen ein kreativer Gedanke kommt, können Sie diesen natürlich weder scannen noch fotografieren, sondern müssen ihn notieren.
Falls Sie das digitalisieren möchten, können Sie Tools wie das iPad Pro und den Apple Pencil über die App „Goodnotes“ nutzen.
Rechnungen und Belege digitalisieren
Rechnungen zu digitalisieren und eine einfache Belegerfassung ist wichtig für Ihr papierloses Büro. Dafür gibt es verschiedene Möglichkeiten, denn Sie können alles einscannen oder abfotografieren und dann weiterverarbeiten.
Tipp!
Noch besser ist es, wenn diese Vorgänge weitgehend automatisch ablaufen können. Einige Tools erkennen Rechnungen und Belege automatisch und ordnen sie direkt zu! Ein solches Tool ist beispielsweise die sevdesk App.
Die Arbeit mit dem Steuerberater digitalisieren
Nicht nur innerhalb des Büros und beim Umgang mit den Kunden ist das papierlose Büro schneller und effizienter. Auch bei der Arbeit mit dem Finanzamt und dem Steuerberater haben Sie Vorteile. Eine gute Buchhaltungssoftware bietet Schnittstellen zum Finanzamt und zum Steuerberater.
Dadurch können Sie alle wichtigen Buchungsdaten direkt zur Verfügung stellen. Sie können sie weiterleiten oder Ihrem Steuerberater Zugriff auf die relevanten Daten gewähren. Beispielsweise durch den DATEV-Export von sevdesk ist dies einfach möglich und unterstützt Ihren Steuerberater bei der Erstellung Ihrer Buchführungsunterlagen, Abschlüsse oder Einnahmen-Überschuss-Rechnungen.
Die papierlose Buchhaltung
Gerade im Bereich der Buchhaltung bietet die papierlose Buchhaltung enorme Vorteile. Sie ist schneller, effizienter und ermöglicht die taggenaue Erstellung von Statistiken, Übersichten und Auswertungen.
Die digitale Buchhaltung erledigt viele Vorgänge automatisch und bucht schneller als ein Mitarbeiter. Rechnungen können schnell erstellt und sofort dem richtigen Kundenkonto zugeordnet werden. Diese werden korrekt, professionell und rechtlich richtig ausgestellt und archiviert.
Eingangsrechnungen, die per E-Mail reinkommen, kann das Programm automatisch den Lieferanten zuordnen und auch Auszahlungen veranlassen. Sogar die Kontoauszüge müssen Sie nicht mehr manuell kontrollieren, sie werden automatisch verbucht und den Debitoren- und Kreditorenkonten zugeordnet, sodass Ihre Offene-Posten-Liste schnell auf dem aktuellen Stand ist. Dadurch haben Sie täglich einen Überblick über Ihre Finanzen.
Pad statt Papier – so klappt die Umstellung mithilfe einer Software für ein papierloses Büro
Trotz aller Argumente für das papierlose Büro werden immer wieder Bedenken geäußert:
Dürfen rechtsrelevante Dokumente wie Verträge ausschließlich digital versandt und archiviert werden? Was ist mit der Sicherheit meiner Daten? Moderne Technologien und Hilfsmittel haben auf jede dieser Fragen eine Antwort. Es ist also möglich, Papier komplett aus dem Büro zu verbannen – mit den richtigen Tools.
Hierzu zählen beispielsweise:
- Ein Dokumentenscanner zur schnellen und einfachen Digitalisierung von Papierdokumenten.
- Eine Software oder Webanwendungen zum Erstellen und Verwalten digitaler Notizen und anderer Dateien (zum Beispiel Evernote, Microsoft OneNote oder Google Drive).
- Eine Bürosoftware für Ihre papierlose Buchhaltung.
Digitales Nomadentum: Mobiles Arbeiten Dank papierlosem Büro
Wenn Sie viel unterwegs sind, ist das digitale Büro ein Segen für Sie. Ob Handelsvertreter, Kreativer oder Freelancer, mit dem digitalen Büro haben Sie immer alles dabei.
Die beschriebenen Lösungen und Apps zeigen Ihnen, was heute digital möglich ist.
Sogar wenn Sie sich kein voll ausgestattetes Büro leisten können, weil Sie noch am Anfang Ihrer Karriere sind (beispielsweise als Texter), können Sie mithilfe der Apps und Ihrer Hardware von überall aus schreiben.
Viele Reiseunternehmer oder Reiseblogger sind ständig unterwegs und haben nicht die Möglichkeit, Büros und Ordner mit Unterlagen mit sich zu führen. Für sie ist es unerlässlich, alles auf kleinstem Raum dabei zu haben.
Auch wenn Sie zwar nicht müssen, aber wollen, können Sie von überall aus arbeiten. Sie können sich im Sommer an den See setzen oder in ein Straßencafé, im Winter vor den Kamin. Ein Schreibtisch? Regale mit Ordnern? Brauchen Sie nicht. Kurz aus dem Urlaub etwas prüfen? Kein Problem. Dem Kunden spontan ein altes Projekt als Referenz zeigen? Auf Knopfdruck machbar!
Das digitale Büro ermöglicht Ihnen alle Freiheiten. Warum sollten Sie es nicht ausnützen?
Papierloses Büro & rechtliche Aspekte
Auch wenn das papierlose Büro Vorteile bietet, schaffen wir es meist nicht, komplett auf Zettelchen zu verzichten. Wir sind es gewohnt, und es geht schnell.
Viele Menschen können Dinge besser visualisieren, wenn etwas auf Zettelchen an einer Pinnwand klebt, als in irgendeinem Ordner im PC vor sich hin dümpelt. Und es ist erwiesen, dass der Lerneffekt bei handgeschriebenen Notizen und Protokollen besser ist.
Dies könnte den Widerwillen der Mitarbeiter erklären, wenn Sie sie plötzlich an leere Schreibtische setzen, wo sich weder Kalender, noch Stifte oder Notizblöcke befinden. Das wirkt ungewohnt und trist, mitunter auch demotivierend.
Die Papierindustrie hat am Rückgang des Papierverbrauchs ebenfalls wenig Freude. Die Umwelt um so mehr, denn weniger Bäume fallen der Papierverarbeitung zum Opfer und Tiere behalten ihren Lebensraum.
Neben den Mitarbeitern und der Papierindustrie haben auch Behörden Sorgen, denn alle Daten, die im Netz stehen, können gehackt werden.
Was ist mit Spionage und Ideenklau? Wie sieht es aus mit den Finanzdaten oder persönlichen Daten der Mitarbeiter in der Personalabteilung? Und werden auch alle Daten rechtlich richtig erfasst oder von automatischer Software richtig erkannt?
Behörden und Sicherheitsbedenken bremsen Digitalisierung aus
Für Behörden sind digitale Vorgänge vielfach einfacher und werden eingesetzt, dennoch lehnen sie bei der Kommunikation privater Daten häufig E-Mails ab und antworten nur per Brief (wie beispielsweise die Krankenkassen).
Datenschutz, Cyberangriffe, Systemausfälle und Datenverlust sowie die nicht einheitliche Regelung deutschlandweit und weltweit sind ein großes Problem. Da ist so ein Ordner im Regal für viele Firmen und Behörden immer noch die bessere Option.
Auf GoBD-konforme Software achten
Auch wenn die digitale Buchhaltung super ist, kann sie mit der falschen Software in die Hose gehen. Spätestens, wenn Sie Ihre Sammlung dem Finanzamt präsentieren müssen.
Daher ist es wichtig, dass Sie eine gute Bürosoftware benutzen, die GoBD-konform ist. Das bedeutet, dass sie den Grundsätzen der ordnungsgemäßen Buchführung entspricht.
Falls Sie Ihre Daten selbst archivieren – ohne Software – müssen Sie stets darauf achten, dass sie auf dem neusten Stand sind. Das bedeutet, dass Sie sich stets auf dem Laufenden halten über steuerliche Gesetzesänderungen und das auch in Ihre Dokumente übertragen.
Mit der richtigen Software ist das aber kein Problem, denn ein kompetenter Anbieter kümmert sich laufend darum, Änderungen und Neuerungen zu berücksichtigen und zu integrieren. Daher sind Sie mit einer GoBD-konformen Buchhaltungssoftware rechtlich immer auf der sicheren Seite!
Zusammenfassung zum Thema Papierloses Büro
Ein papierloses Büro bedeutet, vollständig auf digitale Unterlagen umzusteigen und jegliches Papier zu vermeiden. Diese Umstellung bietet viele Vorteile, wie einfachen Zugriff auf Dokumente, unkomplizierte Suche, erhebliche Kostenersparnis bei Material und Lager, Ressourcenschonung und verbesserten Gesundheitsschutz. Die zentrale Datenspeicherung erleichtert die Zugänglichkeit für alle Mitarbeiter, unabhängig von ihrer Position oder physischen Einschränkungen.
Digitale Dokumente sind zudem sicherer, da der Zugriff individuell geregelt werden kann. Mitarbeiter können flexibel von überall arbeiten, was auch den Kundenservice verbessert. Die Umstellung spart Zeit und Personalressourcen und ermöglicht internationale Teamarbeit. Trotz der vielen Vorteile gibt es auch Herausforderungen, wie die Planung und Einführung des papierlosen Büros und die Schulung der Mitarbeiter. Mit den richtigen Tools und einer guten Organisation kann Ihr Unternehmen jedoch schnell von den Vorteilen eines papierlosen Büros profitieren.